Khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp thường tập trung vào thủ tục bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, có một phần rất quan trọng dễ bị bỏ sót: tài khoản và dữ liệu IT của nhân viên.
Email công ty, Microsoft 365, Google Workspace, phần mềm quản lý, dữ liệu trên máy tính, quyền truy cập Server, NAS hay các nhóm làm việc nội bộ đều có thể liên quan đến nhân viên đó.
Nếu không được thu hồi và bàn giao đúng cách, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề như mất quyền truy cập, thất thoát dữ liệu hoặc tài khoản cũ vẫn còn quyền truy cập vào hệ thống.
Dưới đây là checklist IT doanh nghiệp nên thực hiện khi có nhân viên nghỉ việc.
1. Lập danh sách tài khoản nhân viên đang sử dụng
Trước khi khóa tài khoản, IT hoặc người phụ trách hệ thống cần xác định nhân viên đó đang sử dụng những tài khoản nào.
Có thể bao gồm:
- Email theo tên miền công ty
- Microsoft 365 hoặc Google Workspace
- Phần mềm kế toán
- Phần mềm CRM
- Phần mềm quản lý công việc
- Phần mềm nhân sự
- Tài khoản VPN
- Tài khoản truy cập Server
- NAS hoặc thư mục dùng chung
- Các hệ thống nội bộ khác
Đây là bước quan trọng vì một nhân viên có thể sử dụng nhiều tài khoản khác nhau trong quá trình làm việc.
2. Khóa hoặc thu hồi quyền truy cập đúng thời điểm
Khi nhân viên chính thức nghỉ việc, doanh nghiệp cần xác định thời điểm thu hồi quyền truy cập.
Đối với những tài khoản có quyền truy cập dữ liệu quan trọng, không nên để tài khoản tiếp tục hoạt động sau khi nhân viên đã nghỉ.
Các quyền cần kiểm tra có thể bao gồm:
- VPN
- Server
- NAS
- Wi-Fi nội bộ
- Phần mềm quản lý
- Tài khoản quản trị
- Các hệ thống lưu trữ dữ liệu
Việc khóa tài khoản cần được thực hiện theo quy trình của doanh nghiệp để tránh ảnh hưởng đến công việc của những nhân viên khác.
3. Không nên xóa ngay tài khoản email
Một sai lầm thường gặp là xóa ngay tài khoản email của nhân viên sau khi nghỉ việc.
Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất khả năng truy cập vào những email liên quan đến công việc.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên xác định:
- Có cần giữ lại dữ liệu email không?
- Email có cần chuyển cho người phụ trách mới không?
- Có cần thiết lập chuyển tiếp email không?
- Có cần lưu trữ dữ liệu trước khi đóng tài khoản không?
- Tên miền hoặc địa chỉ email đó có cần tiếp tục sử dụng không?
Đặc biệt với các vị trí như kinh doanh, kế toán, quản lý hoặc chăm sóc khách hàng, email có thể chứa nhiều thông tin quan trọng liên quan đến công việc.
4. Kiểm tra dữ liệu trên máy tính của nhân viên
Máy tính bàn hoặc laptop được bàn giao lại cần được kiểm tra trước khi cấp cho người khác sử dụng.
Không nên mặc định rằng:
“Nhân viên nghỉ rồi thì format máy là xong.”
Trước khi xử lý thiết bị, IT cần xác định dữ liệu nào thuộc doanh nghiệp và dữ liệu nào cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc.
Một số dữ liệu cần kiểm tra:
- Tài liệu công việc
- File Excel
- Hồ sơ khách hàng
- File thiết kế
- Dữ liệu phần mềm
- File trên Desktop
- Downloads
- Documents
- Dữ liệu đồng bộ OneDrive hoặc các hệ thống lưu trữ khác
Sau khi hoàn tất bàn giao và xác nhận dữ liệu cần thiết đã được lưu trữ, thiết bị mới nên được xử lý để bàn giao cho nhân viên tiếp theo.
5. Thu hồi thiết bị IT
Ngoài máy tính, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ tài sản IT đã giao cho nhân viên.
Ví dụ:
- Laptop
- PC
- Màn hình
- Bàn phím
- Chuột
- Tai nghe
- USB
- Điện thoại công ty
- SIM
- Thiết bị bảo mật
- Thiết bị khác
Nên có biên bản bàn giao rõ ràng để đối chiếu giữa bộ phận nhân sự, người quản lý và IT.
6. Kiểm tra quyền truy cập thư mục dùng chung
Đây là phần thường bị bỏ qua trong các doanh nghiệp.
Một nhân viên có thể đã được cấp quyền truy cập vào:
- Thư mục Server
- NAS
- Folder dùng chung
- Folder phòng ban
- Dữ liệu kế toán
- Dữ liệu kinh doanh
- Dữ liệu dự án
Khi nhân viên nghỉ việc, các quyền này cần được rà soát và thu hồi nếu không còn cần thiết.
Đồng thời, doanh nghiệp nên kiểm tra xem có tài khoản cá nhân nào đang được sử dụng để truy cập dữ liệu công ty hay không.
7. Kiểm tra tài khoản có quyền quản trị
Đây là bước đặc biệt quan trọng.
Nếu nhân viên nghỉ việc từng có quyền quản trị hệ thống, doanh nghiệp cần rà soát lại:
- Tài khoản Administrator
- Server
- NAS
- Firewall
- Router
- Switch
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Website
- Hosting
- Domain
- Các phần mềm quản lý
Không nên để hệ thống chỉ phụ thuộc vào một tài khoản quản trị của một cá nhân.
Doanh nghiệp nên có tài khoản quản trị được quản lý tập trung và quy trình bàn giao rõ ràng.
8. Thay đổi mật khẩu đối với các tài khoản dùng chung
Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng tài khoản chung cho nhiều nhân viên.
Ví dụ:
- Email phòng ban
- Tài khoản phần mềm
- Wi-Fi
- VPN
- Tài khoản quản trị
- Các hệ thống nội bộ
Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc từng biết mật khẩu của những tài khoản này, doanh nghiệp nên đánh giá việc thay đổi mật khẩu và kiểm tra lại danh sách người có quyền truy cập.
Đồng thời, hạn chế việc sử dụng một mật khẩu chung cho quá nhiều hệ thống.
9. Kiểm tra thiết bị và tài khoản có kết nối từ xa
Nếu doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa, cần kiểm tra thêm:
- VPN
- Remote Desktop
- Công cụ hỗ trợ từ xa
- Thiết bị đã đăng nhập
- Phiên đăng nhập đang hoạt động
- Quyền truy cập từ bên ngoài
Việc thu hồi quyền truy cập từ xa giúp giảm nguy cơ tài khoản cũ vẫn có thể kết nối vào hệ thống sau khi nhân viên đã nghỉ.
10. Lập checklist và lưu lại lịch sử bàn giao
Thay vì xử lý theo thói quen, doanh nghiệp nên xây dựng một checklist IT khi nhân viên nghỉ việc.
Một checklist cơ bản có thể gồm:
☐ Khóa email
☐ Thu hồi Microsoft 365/Google Workspace
☐ Thu hồi VPN
☐ Thu hồi quyền truy cập Server/NAS
☐ Kiểm tra dữ liệu máy tính
☐ Sao lưu dữ liệu cần thiết
☐ Thu hồi laptop/PC
☐ Thu hồi thiết bị ngoại vi
☐ Kiểm tra tài khoản quản trị
☐ Thay đổi mật khẩu tài khoản dùng chung nếu cần
☐ Kiểm tra quyền truy cập từ xa
☐ Xác nhận hoàn tất bàn giao
Việc lưu lại checklist giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và hạn chế bỏ sót các bước quan trọng.
Có nên format máy tính ngay khi nhân viên nghỉ việc?
Không nên thực hiện ngay nếu chưa kiểm tra dữ liệu.
Trước tiên cần xác định:
- Máy tính có dữ liệu công việc cần bàn giao hay không?
- Dữ liệu đã được sao lưu chưa?
- Có tài khoản hoặc phần mềm nào đang đăng nhập trên máy không?
- Có dữ liệu nào chỉ lưu cục bộ trên máy không?
- Người tiếp nhận công việc có cần dữ liệu của nhân viên cũ không?
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và bàn giao dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể thực hiện các bước xử lý thiết bị phù hợp.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình IT khi nhân viên nghỉ việc?
Có.
Ngay cả doanh nghiệp chỉ có vài chục nhân viên cũng nên có quy trình cơ bản.
Bởi vì một nhân viên có thể đồng thời sở hữu quyền truy cập vào nhiều hệ thống khác nhau. Nếu không có quy trình, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót một tài khoản hoặc một quyền truy cập quan trọng.
Một quy trình đơn giản có thể phối hợp giữa:
Nhân sự → Quản lý bộ phận → IT → Người tiếp nhận công việc
Trong đó IT chịu trách nhiệm kiểm tra tài khoản, thiết bị, quyền truy cập và dữ liệu liên quan.
CloudIT hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hệ thống IT
Việc quản lý tài khoản, máy tính, mạng, Server, NAS và các hệ thống IT cần được thực hiện theo quy trình, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân viên.
CloudIT hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:
- Hỗ trợ người dùng và máy tính
- Quản lý hệ thống mạng nội bộ
- Hỗ trợ Server và NAS
- Quản lý tài khoản và quyền truy cập
- Kiểm tra, xử lý sự cố IT
- Hỗ trợ bàn giao thiết bị
- Xây dựng quy trình IT phù hợp với doanh nghiệp
Một quy trình IT rõ ràng không chỉ giúp xử lý sự cố nhanh hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tài khoản, thiết bị và dữ liệu trong suốt quá trình nhân viên làm việc và bàn giao.
Checklist IT khi nhân viên nghỉ việc
Doanh nghiệp có thể lưu lại checklist sau để sử dụng mỗi khi có nhân viên nghỉ việc:
Tài khoản: Email – Microsoft 365/Google Workspace – VPN – phần mềm – Server/NAS.
Dữ liệu: Kiểm tra – sao lưu – bàn giao – xác nhận dữ liệu cần thiết.
Thiết bị: Laptop – PC – màn hình – phụ kiện – thiết bị công ty.
Bảo mật: Thu hồi quyền – kiểm tra tài khoản quản trị – thay đổi mật khẩu dùng chung khi cần – kiểm tra truy cập từ xa.
Bàn giao: Xác nhận hoàn tất với HR, quản lý bộ phận và người tiếp nhận.
