Trong tình hình dịch ngày càng căng thẳng thì mọi nhân viên văn phòng hiện tại đều phải làm việc tại nhà. Để có thể làm việc nhóm cùng nhau bằng hình thức online thì phần mềm Microsoft Team là một trong những ứng dụng làm việc nhóm rất phổ biến trên nhiều quốc gia và các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký tài khoản Microsoft Teams và thiết lập để làm việc nhóm.
- Hướng dẫn tạo tài khoản Microsoft Teams
Bước 1:
Trước hết chúng ta truy cập link dưới đây để vào trang tải công cụ Microsoft Teams, đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân của bạn tại website: https://teams.microsoft.com/
Sau khi đã đăng nhập thành công bạn nhấn Get the Windows app để tải phần mềm xuống máy tính, hoặc tùy theo hệ điều hành đang sử dụng. Hoặc nhấn Use the web app instead để sử dụng phiên bản Microsoft Teams online. Các bước tạo tài khoản cũng tương tự như bên dưới.
Bước 2:
Khởi động phần mềm và lúc này bạn cũng được yêu cầu nhập tài khoản Microsoft, nhấn Sign in để tiếp tục.
Bước 3:
Tiếp đến nhấn Sign Up For Teams để tiến hành thiết lập cho nhóm làm việc của bạn. Một trang web mới hiển thị để bạn lựa chọn. Tại đây nếu người dùng đã có nhóm làm việc thì nhấn Sign in, chưa có nhóm thì tiến hành thành lập nhóm, nhấn Sign Up For Free.
Bước 4:
Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty, sau đó nhấn Set Up Teams để tạo nhóm làm việc mới.
Kết quả chúng ta đã tạo nhóm làm việc trên Microsoft Teams thành công. Mỗi một nhóm làm việc sẽ có link nhóm. Người dùng gửi link nhóm này tới các thành viên khác.
Bước 5:
Activity: Hiển thị mọi thông báo liên quan tới bạn.
Chat: Nhắn tin với những thành viên khác.
Teams: Làm việc nhóm.
Call: Gọi điện cho các thành viên.
Files: Files tải lên và chia sẻ với mọi thành viên.
Bước 6:
Trong mục Teams sẽ có các biểu tượng hỗ trợ liên lạc nhóm, trong đó có biểu tượng Meet now để tổ chức cuộc họp trực tuyến dạng video. Khi đó các thành viên trong nhóm sẽ tham gia cuộc họp do bạn tổ chức.
Bước 7:
Mục Call để quản lý các cuộc gọi thoại tới bất kỳ thành viên nào. Có thể gọi điện cho 1 thành viên hoặc tạo nhóm để gọi thoại tới nhiều người.
- Cách chia sẻ màn hình trên Microsoft Teams
Khi các bạn làm việc trên Microsoft Teams thì có thể chia sẻ màn hình máy tính hay nhiều loại màn hình khác, bao gồm chia sẻ slide PowerPoint để mọi người theo dõi trực tiếp bài thuyết trình hoặc với những bài thuyết trình sẵn có.
Bước 1:
Trong giao diện cuộc gọi nhóm chúng ta nhấn vào biểu tượng share để lựa chọn chia sẻ màn hình.
Bước 2:
Lúc này hiển thị rất nhiều màn hình khác nhau và được Microsoft Teams chia thành từng nhóm cụ thể. Bạn chọn 1 màn hình để chia sẻ tới mọi người. Với slide thuyết trình chúng ta có thể mở sẵn trên thiết bị để lựa chọn thành 1 màn hình riêng khi khi muốn chia sẻ
Bước 3:
Lúc này màn hình mà bạn chọn chia sẻ đã được chuyển sang thiết bị của mọi người, đồng thời tại màn hình chia sẻ sẽ có thanh công cụ ở bên trên như hình dưới đây.
Bước 4:
Màn hình gọi video được chuyển xuống phía dưới để chúng ta vẫn có thể nhìn thấy được mọi người. Các bạn thực hiện mọi thao tác trên màn hình thì mọi người đều nhìn thấy được. Để dừng chia sẻ nhấn biểu tượng share dấu x. Những màn hình chia sẻ khác chúng ta thực hiện tương tự.
Bước 5:
Trong trường hợp bạn muốn mở trực tiếp slide PowerPoint trên Microsoft Teams để chia sẻ thì nhấn Browse rồi chọn Upload from my computer.
Lúc này hiển thị thư mục trên máy tính để bạn chọn lựa slide thuyết trình đã hoàn thành để chia sẻ màn hình.
Nếu chia sẻ slide kiểu này thì mọi người tham gia có thể tự ý di chuyển slide mà các bạn không biết. Để hạn chế việc mọi người điều chỉnh trình chiếu slide, bạn nhấn vào biểu tượng mắt tại Stop presenting. Cuối cùng thì các bạn chỉ việc trình chiếu slide cần mọi người theo dõi
Như vậy tui đã hướng dẫn cho các bạn về cách sử dụng Microsoft team. Chúc các bạn thành công.
—- Đỗ Nam Hưng —
